10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?

Рационально управлять своим временем – это целое искусство. И в быту, как и на работе, без тайм-менеджмента не обойтись. Чтобы не потеряться в домашних делах, все успевать и делать на совесть, придется прибегнуть к нескольким хитрым, но выполнимым приемам.

Шаг Оценить текущую ситуацию

В компании работает четыре продажника. Лучший из них за день успевает сделать до 20 холодных звонков, написать 5–7 писем, подготовить 8–10 счетов и съездить на встречу. Показатели худшего сотрудника в половину меньше. Предположим, что у лидера и аутсайдера одинаковый опыт, каждый находится в офисе по 8 часов. Причина плохой работы может скрываться в рассеянном внимании: сотрудник одновременно пытается сделать несколько дел, а в итоге не завершает ни одного. Или сотрудник занимается чем угодно, но только не работой: «зависает» в соцсетях, читает новости, играет в онлайн-игры, решает личные проблемы. Иногда слабая эффективность связана с неправильным распределением энергии. Например, рабочий график составлен так, что с утра менеджеры выполняют самую сложную работу, требующую высокой концентрации внимания. Если у сотрудника утром низкая работоспособность, он выполняет задачи медленно, с ошибками. К полудню работоспособность повышается, но сотрудник опять ничего не успевает, потому что завален делами: надо доделать, переделать или исправить утренние задачи плюс выполнить новые. Последняя причина плохой работы – слабая мотивация. Если зарплата менеджера зависит от объема продаж, то главная мотивация – это деньги. Но не для всех менеджеров денежная мотивация будет решающей. Например, у одного сотрудника – ипотека и куча потребительских кредитов, поэтому он стремится заработать побольше. А другого — вполне устраивает средняя зарплата, но его интересует карьера, публичное признание заслуг или возможность больше времени проводить с семьей.

Что такое тайм-менеджмент и чем он полезен для женщин?

Многие относят данное понятие к бизнесменам. Дескать, они заключают крупные сделки, постоянно встречаются с кем-то, ездят по стране. Их график составляет отдельный человек – секретарь, он и сообщает шефу о текущих задачах. Простым гражданам такие премудрости излишни.

Тайм-менеджмент – планирование задач, распределение времени и успешное делегирование. Механизм, полезный любому человеку, даже ребенку, если он желает эффективнее тратить время. Понятие разделяется на «женский» и «мужской», не считая «детского». Целая наука, позволяющая, верно, распоряжаться временем, распределять задачи по степени их важности. Так можно устроить всю жизнь.

Что такое тайм-менеджмент и чем он полезен для женщин?

Может казаться, если человек живет, следуя расписанию, то его жизнь становится скучной, появляются строгие рамки. В реальности готовый план позволяет улучшить личную дисциплину и достичь высоких результатов в поставленных целях. Время уже не будет пролетать незаметно. Человек будет своевременно выполнять работу и знать, какие задачи обладают первостепенной важностью, а какие можно отложить. Прекратится бестолковая беготня и суета.

Для женщин тайм-менеджмент позволяет не просто планировать день на работе. Задача усложняется вдвое – замужней даме нужно «хранить очаг», соответственно приготовить еду, прибраться дома, позаботится о муже. Совмещать работу с выполнением домашних обязанностей сложно. С появлением ребенка график вновь меняется, в нем появляются новые задачи. Важно не просто успеть все обязанности выполнить, но и уделить время себе. Посетить театр, салон красоты, посидеть в кафе с подругой. Эти небольшие радости обязательно должны присутствовать в жизни, иначе она станет унылым существованием. Здесь поможет планирование дня.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Тайм-калькуляция

Чтобы сделать все дела, для начала нужно научиться планировать. Казалось бы – обычное дело, впрочем, часто свои дела люди держат в голове, а не на бумаге. Поэтому можно что-то забыть. Однако если ты уже завела планер, а все равно не успеваешь – нужно научиться тайм-калькуляции.

Это когда ты по времени примерно оцениваешь, сколько занимает та или иная задача в течение дня, а затем, имея весь список задач, напротив каждой указываешь время и подсчитываешь его. Так, когда в результате видишь, что у тебя получилось 40 часов, а в сутках – 24, ты просто не успеешь все завершить.

Поэтому если времени на выполнение задач гораздо больше, чем часов в сутках, надо делегировать полномочия, уметь сказать: «НЕТ» и научиться расставлять приоритеты. В этом помогает матрица Эйзенхауэра. Это большой квадрат, разделенный еще на четыре квадрата. В верхнем слева следует записать важные срочные дела. В верхнем справа – важные, но несрочные. Снизу – строка для неважных дел. Тоже срочных и несрочных.

Если первый квадрат, где важные и срочные дела у вас заполнен – очень много дел – это говорит, что сегодня в вашей жизни присутствует хаос.

Тайм-менеджмент — Совет № 1: Готовьтесь заранее

Во-первых, подготавливайте список ваших дел на день заранее, например, вечером предыдущего дня. Будет наилучшим, если планирование дел на завтра будет последним делом, которое вы делаете сегодня.

Когда вы планируете свои дела на завтра поздно вечером, ваше подсознание будет работать на ваши планы и цели во время сна. При таком подходе вы часто будете просыпаться по утрам с новыми идеями, которые сможете применить в своей работе.

Одним из преимуществ подготовки списка ваших дел заранее является то, что такая практика позволяет вам спать более спокойно.

Вы не будете беспокоиться, стараясь не забыть какие-то важные дела, которые нужно сделать завтра. После того как вы записали какой-то вопрос, он освобождает ваш ум.

Здесь срабатывает известный в психологии эффект Зейгарник – пока дело не записано, оно крутится в вашем уме и загружает его. Таким образом, этот прием позволит вашему мозгу лучше отдыхать ночью.

Для эффективного планирования, используйте принцип S.M.A.R.T.

Согласно данному принципу цель должна быть:

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Выполняя последовательные задачи, вы значительно сократите время выполнения работы.

Будьт последовательны и сосредоточены на конкретных пунктах, это залог вашего будущего успеха.

Как студенту успевать все: тайм-менеджмент в помощь?

Опытные студенты рекомендуют придерживаться следующих принципов:

Как студентам все успевать

  • Управляйте временем на бумаге.

Данный принцип гласит, что необходимо записывать все дела, которые предстоит выполнить. Для этого пригодится блокнот (ежедневник) и ручка. Так студенту будет проще оценить, что его ожидает «завтра» или на неделе, правильно расставить приоритеты.

  • Планируйте день заранее.

Составляйте список дел на завтра с вечера. Такой подход позволит откорректировать «недельный план», проанализировать поставленные задачи на актуальность, определить наиболее важные, очертить примерный распорядок дня.

Как только наступил «запланированный день», не рекомендуется вносить коррективы в него. Если появится новая задача, она может подождать до завтра.

  • Не бросайте дело на половине пути.

К каждой новой задаче следует приступать только после того, как предыдущая была реализована. Не пытайтесь выполнять их параллельно, особенно если они не смежны между собой.

  • Объективно оценивайте собственные возможности.
Как студенту успевать все: тайм-менеджмент в помощь?

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют не планировать более 10 дел на один день. В идеале должно быть 2-3 первостепенных задачи, и 2-3 менее важные, выполнение которых желательно, но не обязательно.

Допустим, среди важных дел было выделено написание реферата, подготовка ответов к семинару, участие в соревнованиях. Ко второстепенным делам можно отнести уборку дома, прогулку с подругами и пр.

  • Во время выполнения приоритетных задач отключайте соцсети и телефон.
Читайте также:  Как изменить внешность до неузнаваемости?

Данный принцип позволяет сконцентрироваться на выполнении дел и не отвлекаться на пустяки. Такой подход ориентирован на получение высокого результата в короткое или строго отведенное время.

  • Самомотивация.

Чтобы реализация заданий приносила удовлетворение, важно правильно мотивировать себя. Поощряйте себя за выполнение сложных задач: устраивайте приятный перекус или отдых в компании друзей.

  • Не забывайте про полноценный сон и питание.

Чтобы организм был полон сил и энергии, важно не только грамотно распределять время и силы, но и не забывать о питании и отдыхе. Ежедневный сон должен быть не менее 8 часов. Именно за это время организм полностью восстанавливается. Соблюдение режима дня увеличивает продуктивность на 45%.

От питания зависят как физические, так и моральные силы, память. В рационе должны присутствовать свежие овощи и фрукты, мясо, витамины и пр.

Тайм-менеджмент – искусство управления временем, наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время.

Так что же на самом деле время?

В настоящее время, под понятием «время» мы понимаем промежуток той или иной деятельности, в которой совершается что-нибудь, последовательная смена часов, дней и лет.

Время – верный помощник, если им правильно распоряжаться. Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством выступает фактором, который предопределяет успех или неудачу. Вот четыре основных блока для дальнейшего развития:

  • умение работать с целями;

  • правильное определение приоритетов;

  • знание инструментов планирования;

  • наработка привычек.

Хорошо работает матрица Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра также известен как матрица Эйзенхауэра (в честь американского президента).

Согласно матрице, все дела делятся на 4 категории:

А — и важные, и срочные (аврал или дедлайн, который наступил, завтра зачет,контрольная работа, сдать проект, сдать выполненную работу.

В — важные, но несрочные (плановая работа, выполнить домашние задания к предстоящему уроку)

С — неважные, но срочные ( придти на консультацию, сдать книгу в библиотеку, поменять учебник

D — неважные и несрочные (посиделки в социальных сетях, шопинг). Разделение ежедневных дел на квадраты существенно упрощает жизнь.

Также вы можете предложить своим ученикам структурировать дела по матрице Эйзенхауэра на уроке, в период подготовки к экзаменам, в процессе работы над проектом, над модулем.

Памятка – алгоритм для обучающегося по тайм-менеджменту:

Тайм-менеджмент – искусство управления временем, наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время.

Памятка по составлению плана и работы с ним.

  • Подумай, какие учебные мероприятия завтрашнего дня являются важными для выполнения.

  • Спроси у родителей, как ты можешь им помочь завтра или, если у тебя есть фиксированные обязанности по дому, вспомни, что ты должен делать завтра.

  • Подумай, чем бы ты хотел заняться в свободное время.

  • Подумай, в каком порядке ты будешь завтра выполнять намеченные мероприятия. Помни, что ты должен успеть и отдохнуть, и поучиться, и помочь родным.

  • Возьми ежедневник и запиши там то, что ты планируешь делать завтра в той последовательности, как это будет происходить. Укажи примерное время, когда ты собираешься это делать. Не забудь, что в план необходимо обязательно включить:

  • Учебные дела,

  • Полезные дела, – помощь по дому

  • Свободное время.

  • Однако помни, что нельзя спланировать каждую минуту — нужно оставлять в плане время для непредвиденных дел, которые могу возникнуть. Около особо важных дел, поставь восклицательный знак (!!!).

  • После того, как ты выполнил запланированное дело, поставь в плане отметку о выполнении. Если в течение дня ты выполнил запланированное, поставь «+», если не сделал – поставь «-»

  • Вечером посвяти 5 минут своему плану. Посмотри, что ты сделал, а что нет. Понятно, что могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, но основные важные дела должны быть выполнены…

Ответь для себя на ряд вопросов:

Все ли из запланированного я сделал?

Что мне не удалось сделать? Почему?

Не удалось выполнить дела из разряда важных или из блока «Отдых»? Или и те и другие…

Подумай, как можно исправить ситуацию с невыполненными делами (особенно важными).

ПОДСКАЗКА – сделай их вечером, если есть возможность, или обязательно на следующий день.

  • После того, как ты обдумаешь выполненные и невыполненные дела, составь план на новый день, включив в него те дела, которые ты не успел доделать.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?
  1. Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
  2. Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
  3. Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
  4. Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
  5. Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.
Читайте также:  Как отличить порядочного работодателя от мошенника? \ Советы психолога, отзывы

Уборка

Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.

  1. Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
  2. Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
  3. Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.

Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.

Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.

Как создать правильную внешнюю обстановку?

Приемы тайм-менеджмента для фрилансера в первую очередь начинаются с создания правильной внешней обстановки, которая минимизирует отвлекающие факторы и позволяет сконцентрировать внимание на рабочих задачах.

Отдельный кабинет — это идеальный вариант, не всегда возможный в условиях проживания с семьей. Обязательно обустройте место, хотя бы достаточно просторный рабочий стол, где можно разместить ноутбук и необходимую документацию. Обеспечьте надежное сетевое соединение, чтобы избежать прерывания процесса. Уберите лишний информационный шум — нерабочие чаты, новостные ленты, социальные сети.

Важно: Следуйте привычному графику жизни (утренние подъемы, завтрак, конец дня), так вы избежите срыва дедлайнов и бесполезной траты времени.

Как легко стать профи в тайм-менеджменте

Вы хотите знать больше о действенных методах планирования собственного времени?

Тогда я вам рекомендую обратить внимание на курс Жени Попова. Помимо уникальной информации об основных правилах тайм-менеджмента, курс содержит также и много полезных и ценных сведений о самых действенных методах управления собственным временем, которые проверены лично автором на практике.

Можно смело утверждать, что методы рабочие и при грамотном использовании могут принести человеку успех и богатство, о котором каждый из нас мечтает. В курсе содержится информация, которой нет в Интернете, вам ее не расскажут на занятиях в университете или в школе.

Ценность данного материала обусловлена ее уникальностью и тем, что все рассказанное автором в этом курсе, опробовано на его личном опыте, и результаты, скажу я вам, просто впечатляют. Информация эффективна и является рабочей. Главное — все стараться применить в реальной жизни, и успех не заставит вас ждать.

***

Друзья, вы хотите стать богатым и успешным, научиться грамотно планировать свой день и не переживать по поводу небольшого количества часов в сутках? Тогда изучайте методы тайм-менеджмента вместе со мной.

Ведь изучив даже основы, вам не понадобится впредь искать время для общения с семьей и друзьями, для создания отчета и презентаций. С момента начала обучения ваша жизнь пойдет в гору, а ваша задача будет только в том, чтобы не скатиться вниз. Чего я вам искренне желаю!

Друзья, понравилась статья? Тогда дайте ей жизнь — поделитесь в любой социальной сети.

До новых встреч!

С вами была Екатерина Калмыкова

ТМ для современных женщин

Ни для кого не секрет, что в современном мире женщине справиться со всеми делами крайне сложно. Ведь зачастую на ее плечах висят не только домашние заботы, но и горы дел на работе. Книги по тайм-менеджменту для женщин помогают научиться рационально пользоваться временем. Наталья Еремич считает, что преуспевать на работе и при этом уделять внимание домочадцам вполне реально. В ее книге «Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать» изложены основные принципы рациональной организации времени. Пользуясь правилами Натальи Еремич, современная женщина сможет одновременно заниматься рабочими делами и готовить вкуснейшие обеды. На сегодняшний день женщине необходимо уметь правильно распоряжаться временем. В этом поможет книга Натальи Еремич, в конце которой можно найти приятный сюрприз в виде рецептов быстрой кухни.